Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de su decreto reglamentario 1377 de 2013, MIMUTUAL COLOMBIA, identificada con NIT: 901.565.794-2, utilizando la sigla MIMUTUAL quien es posee los derechos de uso de la aplicación MIMUTUAL PAP, pero que para efectos de este documento utilizarà únicamente la sigla de MIMUTUAL, con domicilio principal en la Calle 127 A 70 H 45; en la ciudad de Bogotá D.C, portal Web: www.mimutual.co   número de teléfono WA: 57 3160235240 y teniendo en cuenta que para el desarrollo de su actividad económica esta Compañía requiere información personal de los titulares de la información, se hace responsable del tratamiento de la base de datos que contiene información personal de cada uno de ellos, así mismo se encargará de velar por la adecuada recolección, tratamiento, conservación y la estricta confidencialidad de los mismos y propenderá por la protección de sus derechos.  Esta política incluye a todos los datos administrados por la sociedad, incluìdos aquellos que obtengan a través de la(s) aplicaciones tecnológicas (APP`S) que se diseñen directamente por la compañía o terceros, siempre y cuando estas sean ofrecidas por MIMUTUAL como parte de los servicios a sus afiliados o quien defina.

Teniendo en cuenta lo anterior, MIMUTUAL informa a continuación los términos y condiciones del tratamiento y administración de los datos personales, su política de tratamiento, así como los procedimientos establecidos para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos establecidos en las leyes de protección de datos personales.

Actualmente la Compañía cuenta con una plataforma propia y además ofrece el uso y utilización de aplicaciones tecnológicas – APP`s en las que  se captura y almacena la información suministrada personalmente por los titulares de la información; por lo tanto, los datos personales registrados en la respectiva base de datos cuya seguridad y políticas de acceso se encuentran exclusivamente a disposición del personal autorizado y capacitado. Además, se cuenta con procedimientos internos de seguridad de la información, protocolos de acceso y administración de la base de datos para evitar vulneración de la información almacenada.

La presente Política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales MIMUTUAL  realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y tratamiento a los datos de los titulares de la información. Los Empleados, Clientes, Afiliados, Asociados, Proveedores, Visitantes al aceptar los Términos y Condiciones de MIMUTUAL, conocidos en formularios y actualización de datos, están aceptando expresamente la siguiente Política y generan una autorización expresa para la utilización de sus datos conforme a lo aquí expuesto, el trabajador de MIMUTUAL al momento de su vinculación mediante contrato laboral, acepta expresamente la presente Política y autoriza el tratamiento de sus datos personales, en el mismo sentido otorgan autorización los proveedores de bienes y servicios, al momento de la suscripción del respectivo contrato de prestación de servicios; igualmente la política está incluyendo a aquellos usuarios de los servicios de transporte cualquiera sea el sector al que esté dirigido. Para el caso de clientes se debe solicitar la suscripción de la autorización expresa para el tratamiento de datos, en el momento que se requiera.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de MIMUTUAL, así como para la vinculación laboral o por prestación de servicios, o todos los usuarios de las plataformas que sean suministradas a través de MIMUTUAL. Los titulares de la información registran o entregan su información de manera libre y voluntaria y reconocen que los han leído y los aceptan expresamente.

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente política y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se dan a conocer los siguientes conceptos:

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; para MIMUTUAL se entenderá como titular de la información los asociados y/o clientes, trabajadores y proveedores.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

MIMUTUAL  solicitará los datos necesarios para la prestación del servicio, adquisición de productos Y por vinculación laboral. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entregada por parte de los titulares de la información.

Se informa a los titulares de la información, que una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través de su vinculación y posteriormente cada vez que realicen actualización de sus datos, éstos serán almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio, producto adquirido o vinculación laboral y por prestación de servicios. Así mismo, en su carpeta reposará documento físico con los datos recolectados soportados con su firma.

Las bases de datos se encuentran alojadas en archivos físicos y en servidores de altas capacidades, ubicados en centros de datos con políticas de seguridad, de acuerdo a las normas internacionales y mejores prácticas avaladas por los organismos competentes. De igual manera, se establecen roles y políticas de acceso para funcionarios y entes de supervisión, contando con sistemas de vigilancia y seguridad competentes que garantizan su debida protección.

La información proporcionada por los titulares de la información de MIMUTUAL  se recolecta, se almacena, se usa y se comparte con algunas áreas de la Compañía y con entidades a las que se requieran transferir los datos para darle el tratamiento de acuerdo a los fines autorizados por el titular, esto con la intención de prestar de manera adecuada los servicios y/o productos ofrecidos.

La información requerida se recolecta para las siguientes finalidades:

1. Información del perfil de usuario: Recopilamos datos cuando los usuarios crean o actualizan sus cuentas en MIMUTUAL TAXIS que puede incluir su nombre, correo electrónico, número de teléfono, nombre de usuario y contraseña, dirección, foto de perfil, detalles bancarios o de pago (incluidos los relacionados con su verificación de pago), licencia de conducir y otros documentos de identificación oficiales (que pueden incluir el número de identificación, así como la fecha de nacimiento, género y foto.

2. Información sobre la verificación de antecedentes (socios de la App): Se incluye la información enviada durante el proceso de solicitud del socio de la App, como su historial de conducción o antecedentes penales (cuando lo permita la ley), estado de la licencia, alias conocidos, direcciones anteriores y derecho a trabajar. Un proveedor autorizado puede recopilar esta información en nombre de MIMUTUAL TAXIS.

3. Fotos para la verificación de identidad: Se incluyen fotos de los usuarios (por ejemplo, selfies) o sus identificaciones oficiales (por ejemplo, cédula, licencia de conducir o pasaporte). Estas fotos se pueden usar para verificar la identidad de un usuario, por ejemplo, a través de tecnologías de verificación facial.

Datos demográficos: Podemos recopilar datos demográficos sobre los usuarios, como la fecha de nacimiento, la edad, el género y la ocupación, cuando sea necesario para ciertos servicios o programas de MIMUTUAL TAXIS o funciones de seguridad que permiten que las usuarias establezcan una preferencia para brindar servicios.

3. Datos creados durante el uso de nuestros servicios. Se incluye lo siguiente:

Datos de ubicación (socio de la App): Recopilamos datos de ubicación precisa o aproximada de los dispositivos móviles de los socios de la App cuando la app de MIMUTUAL TAXIS se ejecuta.

Datos de ubicación (usuarios y destinatarios de pedidos): Recopilamos información de ubicación precisa o aproximada de los dispositivos móviles de los usuarios y destinatarios de pedidos si nos permiten hacerlo a través de la configuración de su dispositivo.

MIMUTUAL TAXIS recopila estos datos desde el momento en que se solicita un viaje o un pedido hasta que se finaliza, y cada vez que la app se ejecuta en primer plano (app abierta y en pantalla).

Datos del dispositivo: Recopilamos datos sobre los dispositivos usados para acceder a nuestros servicios, lo que incluye modelos de hardware, dirección IP u otros identificadores únicos del dispositivo, sistemas operativos y versiones, software, idiomas preferidos, identificadores de publicidad, información de movimiento del dispositivo y datos de la red móvil.

Datos de comunicación: Recopilamos datos sobre las comunicaciones por teléfono, mensajes de texto o en la app entre los usuarios que se activan a través de las apps de MIMUTUAL. Esto incluye la fecha y la hora, así como el contenido de los mensajes de texto o en la app. También podemos recopilar el contenido de las llamadas telefónicas solo cuando se notifica a los usuarios con anticipación que la llamada puede ser grabada.

Toda la información también tendrá como funcionalidad:

• Evaluar la prestación del servicio mediante la aplicación de encuestas de opinión, realizar prospección comercial y generación de publicidad propia.

• Realizar segmentación de mercados para conocer las necesidades de nuestros clientes y prospectos, que permita fidelizar.

• Adelantar todo el tratamiento económico y contable en el que se involucre la gestión administrativa, de asociados, de cobros y pagos, de facturación y de proveedores.

• Los datos personales de los usuarios serán recabados por mimutual.co , con fines de funcionamiento del mismo sitio www.mimutual.co, tales como: el registro y validación de usuarios; permitir el acceso y salida de los usuarios de sus cuentas; administrar las cuentas de los usuarios; facturación; permitir la consulta de la información alojada en la página de la compañìa; permitir pautar piezas o información publicitaria; permitir la reproducción y comunicación pública de información y obras; enviar información comercial relacionada con el portal, etc. Igualmente, los datos recabados por www.mimutual.co tendrá como objeto la vinculación entre clientes y la información que voluntariamente cada uno haya entregado o ingresado en las plataformas o a travès de las APP`S. Los clientes vinculados podrán ser personas naturales o jurídicas, civiles o comerciales, de acuerdo a los servicios utilizados por cada cliente y que son ofrecidos por www.mimutual.co.

• Los usuarios que consulten en el portal web, móvil y/o aplicaciones (Android e IOS) y registren sus datos personales, podrán recibir en su correo electrónico, dirección de correspondencia, o teléfono móvil actualizaciones o información comercial relacionada con www.mimutual.co (provenientes de aquellas empresas con las que MIMUTUAL haya suscrito acuerdos de difusión comercial); concretamente, anuncios de productos o servicios caracterizados para cada cliente, promociones, activaciones, ofertas, lanzamientos, novedades y/o alianzas comerciales. mimutual.co utiliza en el funcionamiento de sus sitios cookies, aplicaciones y funcionalidades de distinto tipo para personalizar la experiencia de los usuarios, identificando sus preferencias y búsquedas. En algunos casos, estas aplicaciones se descargarán automáticamente en los dispositivos desde los que accedan los usuarios; quienes tendrán la libertad de borrarlas en cualquier momento.

• Sumado a lo anterior, MIMUTUAL podrá captar información adicional que considere necesaria para el desarrollo de su actividad económica conforme a lo establecido por la Supersolidaria, además constantemente documentará y/o actualizará la información de los titulares de la información, de conformidad con lo establecido por las normas relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Antes de realizar una recolección o captura de datos la Compañía le dará a conocer a la persona la información requerida para el servicio o producto solicitado, si la persona decide suministrar esta información, estará aceptando que sus datos podrán ser utilizados para los fines que MIMUTUAL le haya comunicado para la finalidad específica. Para hacer efectiva esta autorización, a partir de la fecha de actualización de esta política, MIMUTUAL contará con la autorización de los titulares de la información para el tratamiento de sus datos personales, a continuación, MIMUTUAL da a conocer los aspectos relacionados con la obtención de dicha autorización:

Autorización: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de MIMUTUAL requieren del consentimiento libre, del titular de los mismos. Por lo cual MIMUTUAL en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Forma y mecanismos para otorgar la autorización: MIMUTUAL definirá los medios por los cuales obtendrá la autorización a saber: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Esta autorización será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.

Al obtener la autorización del titular de la información se garantiza que se le ha dado a conocer, los fines para los cuales ha sido recolectada su información personal, además que tiene la opción de conocer cualquier alteración y/o el uso que se le dará a los mismos. En la autorización, se informa al titular de la información, que MIMUTUAL, es el responsable de recopilar sus datos personales, el destino de éstos y como ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados. Además se informa si recopilará datos sensibles.

Soporte de la autorización: MIMUTUAL adoptará las medidas necesarias para mantener registros de las autorizaciones para el tratamiento de datos personales por parte de los titulares de la información.

MIMUTUAL  pondrá a disposición de los titulares de la información, la política de privacidad y de tratamiento de datos personales en la página web de la Compañía www.mimutual.co

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, y bajo las condiciones que indica la ley.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de la información tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MIMUTUAL, en su condición de Responsable y Encargados del Tratamiento; este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a MIMUTUAL, en su condición de Responsable y Encargados del Tratamiento; de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3. Ser informado por MIMUTUAL, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. En sentencia C-748 de 2011, la Corte Constitucional declara que el Titular podrá ejercer su derecho de revocatoria o supresión libremente y en cualquier momento, sin que sea necesario un incumplimiento previo por parte del Responsable, siempre que el Titular no esté legal o contractualmente obligado a que sus datos permanezcan en poder de ese Responsable. En ese sentido, expresa la Corte “el individuo también es libre de decidir cuáles informaciones desea que continúen y cuáles deben ser excluidas de una fuente de información siempre y cuando no exista un mandato legal que le imponga tal deber, o cuando exista alguna obligación contractual entre la persona y el controlador de datos, que haga necesaria la permanencia del dato. Así lo establece el Artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, según el cual “Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012”.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los titulares de la información podrán realizar las peticiones, consultas, quejas, reclamos, por los siguientes medios:

Personalmente: Los titulares de la información podrán acercarse a las oficinas de MIMUTUAL en la Calle 127 A # 70 H 45; en la ciudad de Bogotá. Serán atendidos por el funcionario encargado, quien tomará nota sobre las peticiones, consultas, quejas, reclamos, que le expresen. De acuerdo al caso en gestión, podrá dar la respuesta inmediatamente, para los demás casos se enviará comunicación escrita con la respuesta a la petición o queja presentada.

Los titulares de la información de manera gratuita podrán solicitarle a MIMUTUAL como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice y los rectifique. Además podrá incluir nuevos datos, suprimirlos o excluirlos de la base de datos, pero en todo caso se debe acreditar la identidad del titular de los datos.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

• El titular o sus causahabientes, previa verificación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que permitan la identificación.

• Su representante, siempre y cuando se pueda comprobar el vínculo de la representación (poder autenticado por notaría).

Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta al titular de los datos y no sea posible comprobar que la misma actúa en representación de aquél, se tomará por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por MIMUTUAL, mencionados en el numeral 6 de la presente política y además deben contener, la siguiente información:

1. Identificación del titular.

2. Los documentos que acrediten su identidad.

2. La dirección

3. Los documentos que se quiera hacer valer

La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, que le permiten tener el poder de decisión y control sobre su información personal y, el derecho a la protección de la misma, por lo cual es deber de MIMUTUAL cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la ley, por lo tanto, da a conocer los siguientes derechos de los titulares de la información:

Derecho de acceso o conocimiento de la información: El poder de disposición o decisión que tiene el titular de los datos sobre su información, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer todo lo relacionado con su información personal, de esta manera, MIMUTUAL garantiza al titular su derecho de acceso mediante las siguientes opciones:

• Si el titular de los datos lo solicita podrá tener acceso a sus datos personales.

• MIMUTUAL le facilitará al titular de los datos, información sobre el tipo de datos personales tratados, todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento. Además resolverá todas las inquietudes que éste tenga y facilitará soporte que solicite de la información sobre sus datos personales.

Derecho a rectificación y actualización de datos: MIMUTUAL se encargará de rectificar y actualizar a solicitud del titular de los datos, la información que resulte ser incompleta o inexacta. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos que se realicen personalmente, el titular de los datos, debe indicar las correcciones a realizar y presentar la documentación que soporta su petición.

• MIMUTUAL podrá habilitar mecanismos que faciliten el desarrollo de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular de los datos. Por lo cual, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

• MIMUTUAL utilizará los servicios de atención a los titulares de la información mencionados en el numeral 6, sin embargo, el tiempo de respuesta deberá estar de acuerdo con los plazos que la ley determina.

• MIMUTUAL informará a través de la página web www.mimutual.co, la implementación de nuevas herramientas para el desarrollo de los derechos de los titulares de la información o modifique las existentes.

Derecho de supresión de datos y revocatoria de la autorización: Los titulares de la información tienen el derecho de solicitar a MIMUTUAL la supresión de datos y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012 el cual establece lo siguiente:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MIMUTUAL como Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares de la información podrán solicitar la supresión de información en los siguientes casos:

• Cuando considere que los datos que suministró no están siendo tratados conforme a la Ley 1581 de 2012.

• Cuando los datos suministrados hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados.

• Cuando la persona haya perdido su calidad de asociado de MIMUTUAL y no requiera que la Compañía continúe con su información personal, la cual suministró cuando se vinculó a la Compañía, siempre y cuando hayan transcurrido 10 años desde su desvinculación.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular de los datos, siempre y cuando no se incumpla con los requisitos requeridos en los reglamentos internos y el Estatuto de MIMUTUAL.

En caso de que MIMUTUAL decida la supresión de la información ésta se eliminará, de tal manera que no se permita su recuperación.

MIMUTUAL no ejercerá el derecho a la supresión de datos cuando:

• El titular de la información tenga una obligación financiera en calidad de deudor, codeudor o tercero vigente con MIMUTUAL.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Los datos personales son propiedad de los titulares de esta información, por lo tanto, sólo ellos pueden decidir sobre los mismos, teniendo en cuenta lo anterior, MIMUTUAL, hará uso de ellos sólo en aquellas finalidades para las que se encuentra facultado y acatando la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 MIMUTUAL se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema.

El titular de los datos, con la aceptación de la Política de Privacidad, declara conocer que MIMUTUAL, puede suministrar datos de su información personal a las empresas con las cuales establece vínculos comerciales para garantizar el mejoramiento de los servicios, y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

La autorización estará vigente a partir del momento en que el titular del dato la acepta, y durante el tiempo en que MIMUTUAL ejerza las actividades propias de su actividad económica, ligada a la finalidad para la cual fue recolectado el dato personal y una vez termine la relación con MIMUTUAL, ésta podrá conservar dicha información hasta por 10 años, sin perjuicio de la solicitud de eliminación de la información que pueda presentar el titular de los datos.